Сегодня Дима Черненьков, который занимается финансовым консалтингом в Grant Thornton, показал нам на своём примере, как можно эффективно управлять задачами, какими принципами полезно руководствоваться и как в целом работает система распределения и учёта дел. Начнём с того, что разберём, зачем вообще Дима это делает.

• Планирование помогает выполнять задуманное и справляться с обязательствами. В первую очередь — перед самим собой, от экзистенционального «не расходую ли я жизнь» до повседневного «хотел же в этот выходной отдохнуть». Я полтора года анализировал настроение в Daylio, и обнаружил, что невыполнение задуманного и разлад с собой — для меня главный предиктор плохого настроения.
• Выписывание задач и идей, формализация проектов и занятий дает мне чувство контроля и избавляет от тревоги: я меньше боюсь забыть, не успеть, упустить важное. Это как плавать в бассейне, а не в ночном море. Я вижу дорожки, вижу плитку на дне. В бассейне мне не мерещатся акулы и медузы. Это чисто эмоциональная история, но она заметно повышает качество жизни.
• Я стараюсь работать над заботой о себе, и система помогает мне планировать на день столько дел, сколько я могу сделать именно сегодня.
• Наличие системы с формальными правилами побуждает думать, вести себя не реактивно, задаваться вопросами: насколько это срочно? Это вообще нужно делать или нет? Сколько времени займет эта задача? С чего начать этот проект или это дело? Как уделить внимание важному, но несрочному?
• Это экономит время. Есть эмпирическое правило, что единица времени, потраченная на планирование, экономит примерно 4 единицы времени лишней работы. По моему опыту, это близко к истине: проще подумать и сходить, чем пять раз сбегать.
• Для меня список сделанных дел — это обратная связь, она показывает, на что я потратил время. Дни с большим количеством мелких дел, звонков, коммуникаций и переключений зачастую оставляют опустошенным и при этом без заметного прогресса в отдельных проектах. Список того, с чем я разобрался, помогает понять, что все идет по плану.
• Текущая система помогает мне собирать данные (все выгружаемо в CSV). Анализ данных может навести на идеи и закономерности или как минимум построю красивых визуализаций. Измеряемое я, но в вопросе управления задачами.
• В какой-то момент это просто начало нравиться, кайфую от процесса. Главное — помнить, что это средство, а не самоцель, «потери» в терминах кайдзен. Это не должно превращаться в форму позитивной прокрастинации.

Исторический экскурс

Первые археологические свидетельства моих цифровых записей дел относятся к 2012 году. С тех пор я использовал разные методики, начитался книг, узнал и забыл много приемов, принципов, лайфхаков и прочего.

Я делал заметки в Evernote по системе Agile Results, пробовал Nirvana for GTD, тестил тулзу Дорофеева, заглядывал в Хаос-контроль и Remember the Milk, делал два подхода к Todoist. Что-то нравилось больше, что-то меньше, но везде чего-то не хватало. Сейчас кажется, что на самом деле не хватало системности внутри головы и регулярности практик, но есть и еще пара важных вещей, которые я понял:

• мне не нравилось, что в каждый инструмент заложен свой собственный workflow, в пределах которого надо танцевать. Evernote не в счёт, это заметочник, в котором я реализовывал древовидную структуру Agile Results с помощью нескольких блокнотов.
• в любом из указанных инструментов можно отлично жить и быть продуктивным, просто играя по локальным правилам и не парясь. Это просто я псих в поиске святого Грааля.

Сейчас я пришел к Notion, потому что мне удалось в нем по кирпичикам собрать то, что мне хотелось, но много о нем говорить я не буду — очерчу конкретику в конце и хватит.

По методологиям: дольше всего я работал по системе Agile Results, также влияние на меня оказали GTD Дэвида Аллена, «Джедайские техники» Дорофеева, «Сделай это завтра» Марка Форстера. Из второго эшелона можно вспомнить Катерину Ленгольд и её «Просто космос», «Доброе утро каждый день», Джеффа Сандерса, принципы тайм-менеджмента Архангельского и много чего еще. Мой текущий способ работы задействует элементы из многих источников и представляет собой коктейль, эффективный для меня в данный момент.

Я начал пересобирать систему этим летом, надоел Todoist и накопились к нему претензии. Хотелось их отработать и создать единое информационное пространство. Пусть тот же Дорофеев считает, что нормально иметь несколько инструментов, но у меня так не работает: когда я пробовал одновременно вести элементы Agile Results (ежедневное, еженедельное, ежемесячное планирование) и систему задач в Todoist, все быстро пошло наперекосяк.

В процессе разработки дизайна я решил, что удобно будет следовать по пути атомарного элемента системы — задачи, от возникновения до архивации после выполнения. Предлагаю последовать той же дорожкой.

Мир, инбоксы и обработка входящих

Есть мир, большой и сложный, а в нем:

• информация, с которой хочется ознакомиться,
• ситуации, с которыми надо справиться,
• люди, которые чего-то от меня хотят,
• надсознательное внутри головы, откуда приходят идеи.

И есть я, маленький и необязательный. Во всех смыслах, с пробелом и без. Я не могу обуздать хаос полностью, но не готов отказаться от попытки его структурировать и контролировать, потому что это то, что дает мне психологический комфорт. Чарльз Дахигг, лауреат Пулитцеровской премии, в своих «восьми правилах эффективности» писал, что именно с внутреннего локуса контроля и ощущения, что контролируешь свою жизнь, приходят уверенность в себе, мотивация и прочие ништяки, и я с этим согласен.

Я не могу обуздать хаос полностью, но не готов отказаться от попытки его структурировать и контролировать, потому что это то, что дает мне психологический комфорт

Структуризация начинается с защитного слоя инбоксов. Часто можно встретить образ инбокса как ящика входящей корреспонденции, но мне нравится другой образ: инбокс — приемная моей головы, где толпится и орёт всякое. Из нее мой внутренний «камердинер» — человек по обработке входящих — переводит некоторых посетителей во внутренние покои.

Назначение инбокса — сделать обработку входящих потоков осознанной и менее реакционной: отсортировать мусор и защититься от когнитивного искажения «иллюзия фокусировки», когда событие в фокусе внимания кажется важнее, чем есть на самом деле.

Инбоксы есть у каждого, даже если он так их не называет. У меня это рабочая и личная почта, телеграм (особенно сохраненные сообщения в телеграме, куда я пересылаю интересные материалы и комментарии), отдельная страничка в Notion и заметки в Google Keep.

Есть много техник по эффективной работе с инбоксами — например алгоритм сортировки входящих в GTD:

Свои правила и алгоритмы есть и у Макса Дорофеева, и у Марка Форстера.

Я стараюсь примерно следовать алгоритму GTD, но по моему опыту критичных мета-правил два:

• ничто не должно миновать инбокс или предобработку. Это может быть короткое размышление: «это срочно/важно, все вместе? сколько займет времени? Закинуть во входящие или подстрелить на лету?»
• инбокс регулярно обрабатывается. Я стараюсь обрабатывать основной ежедневно, остальные пару раз в неделю. Чем больше в инбоксе входящих, тем больше трение. А потом начинается: «и так много входящих, не буду записывать, запомню» или «блин, да проще сейчас сделать». Это — начало конца системы.

Не правило, но важная идея: какой-то из инбоксов должен быть легко доступен в любой момент времени и нужен рефлекс обращения к нему. Иду по улице и пришла в голову идея? Остановлюсь и запишу. Пришло уведомление в канале обзора книг, и заголовок интересный? Кину в сохраненки в телеге. Когда я начал так действовать, я перестал продалбывать хорошие идеи и забывать про дела.

Множество задач

Ты когда-нибудь видела, как рисуют множество?
«Алиса в стране чудес»

Всё, что я хочу сделать, составляет множество задач. Это уже не волна цунами из внешнего мира, а водохранилище, которое я начерпал из океана жизни ведрами инбоксов. Мне важно, чтобы более-менее все в этой системе было зафиксировано: ближайшие действия по проектам, домашние дела, напоминалки, статьи к прочтению. Тут тоже есть пара правил, которых я стараюсь придерживаться:

• действия должны быть сформулированы однозначно, четко и выполнимы «с половиной мозга». Мне нравится концепция прокрастинационного зазора, которую предложил Макс Дорофеев: чем больше разница между формулировкой задачи и смыслом реального первого действия, тем больше вероятность того, что задача будет прокрастинироваться. Допустим, если надо разобраться с документами по командировке, писать в список дел «разобраться с командировкой» опасно: неясность вызывает трение, трение вызывает прокрастинацию, прокрастинация — залог страданий. Лучше написать что-то вроде «написать Анне из кадров с вопросом, какие документы надо подготовить».
• я стараюсь классифицировать задачи по типам занятости (работа, дом, личные дела) и давать предполагаемую оценку в помидорах. Если получается много, значит, я что-то делаю не так, и надо разбивать задачу на подпункты.

Чем больше разница между формулировкой задачи и смыслом реального первого действия, тем больше вероятность того, что задача будет прокрастинироваться

Линзы для обзора задач

Итак, из инбоксов задачи попадают в пространство задач. Но даже эта масса отсортированных и причесанных действий может завалить меня к чертям, если я попробую осмотреть их все сразу, открыв общий список. Поэтому я рассматриваю это множество под разными углами. Можно сказать, что я использую различные «линзы» для осмотра. Ну или «срезы». Или SQL-запросы. Это кому как удобно понимать. Я использую следующие «срезы»:

• «актуальная инициатива» — это термин, который предложил Марк Форстер. Это конечный проект с понятным результатом, который у вас сейчас находится в приоритете. Ему я уделяю некоторое время с утра каждый день. Это не новая идея: Стивен Кови писал «сначала делайте то, что необходимо делать сначала», в матрице Эйзенхауэра это называется «важное несрочное», еще есть выражение «сначала платите себе».
• напоминания. Здесь я использую календарный вид, отсматриваю события, привязанные к конкретным датам/времени (договоренности, встречи, звонки) на ближайшие дни.
• ближайшие действия по проектам (кроме актуальной инициативы). Здесь я смотрю ближайшие действия по всем проектам, личным или рабочим, которые сейчас в активной стадии.
• регулярные действия. Тут всякие действия, которые относятся к образу жизни и повторяющимся задачам: пробежки, тренировки, игра на фортепиано, чтение, обзор дня и недели, и прочее.
• задачи вне проектов без дат. Всякие штуки «которые надо бы сделать, но несрочно/неясно когда». Просматриваю и стараюсь взять что-нибудь в работу.
• материалы к ознакомлению. Здесь список статей, рассылок, учебных материалов, которые я отложил в стопочку и хочу прочитать. Перед добавлением материала я стараюсь отвечать на вопрос «а зачем мне это?», поискать практическую пользу или что-то щелкнуло эмоционально. Стараюсь урезать количество всякого потребляемого инфо-контента. Для книжек — у меня отдельный список чтения, потому что это вообще другая история.
• «Просроченные задачи». Недавно обнаружил, что если задача пролетает мимо срока выполнения, а я ее забыл перенести/обработать, она пропадает с радаров. Так что еще завел такую вот категорию.

Меню на день

Итак, я отсмотрел текущее состояние множества задач с помощью разных срезов. Далее наступает главная стадия: я накидываю себе меню «на день». Это как шведский стол: я учитываю уже запланированные ранее на сегодня обязательные дела/встречи и сравниваю их со своим «аппетитом»: какой уровень энергии и концентрации я в себе ощущаю сегодня, сколько я готов «съесть». Лучше не доложить себе еды, чем не доесть: прикончив порцию, можно сходить за десертом, а вот если обожрался, то перед тобой немым укором еще лежит несделанное. Я набрасываю из разных срезов себе список дел и объявляю его «закрытым»: это тоже термин Марка Форстера. Он рекомендует делать закрытые списки, которые каждый день заканчиваются. Попасть в закрытый список должно быть трудно: нужно оберегать свой план на день от вмешательств посторонних факторов и «внезапных идей».

Когда я каждый день заканчиваю все дела из списка, я доволен собой и чувствую маленький триумф

По мере того, как я делаю дела, я переношу их в список законченных (такое же множество задач, только завершенных), отмечая, сколько реально у меня на них ушло времени. Этим я достигаю сразу двух важных для меня результатов:

• как сквозь горловину песочных часов, через момент «сейчас» я пересыпаю дела из списка к выполнению в список выполненных. Это дает мне наглядную визуализацию прогресса внутри дня, обратную связь, которая меня поддерживает;
• частенько бывают дни, когда кажется, что вообще неясно, что делал. А тут глядишь — и все перед глазами, четко видишь, вот сюда ушла помидорка, сюда две, раз, раз, и набегает много часов конструктива. Мне это помогает, потому что я тот человек, который жонглирует сразу большим количеством дел и проектов, и продвижение в каждом на полшага не дает того ощущения прогресса, когда целый день концентрируешься на одном деле и в нем солидно продвигаешься.

Для поддержания системы в рабочем состоянии ей требуется ЕУ и ТО — т.е. «ежедневный уход» и «техническое обслуживание». Я пользуюсь рекомендациями Максима Дорофеева и делаю «обзор дня» и «недельный обзор». Обзор дня включает среди прочего такие пункты:

• Посмотреть список выполненных за сегодня задач. Следующие действия внесены в систему?
• Посмотреть список запланированных, но не выполненных задач. Нужно сделать что-то прямо сейчас или потом? Переформулировать задачи, которые менялись больше суток назад.
• Очистить инбоксы, проверить оценки времени.

Еженедельный обзор — то же самое, но более высокого порядка: обзор активных проектов, проверка планирования на следующую неделю и так далее.

Как это работает

На данный момент вся описанная система работает в Notion. Я напишу об этом подробнее в дальнейшем с картинками, но структура такая:

• среди инбоксов есть отдельная страничка Notion;
• есть база задач с кучей полей, куда ссыпается все добро и размечается оценками, тэгами, сферами, чем хочешь;
• есть views («представления»?), через которые я отсматриваю базу;
• есть отдельный view, куда я мышкой перетаскиваю задачи на сегодня: этот view фильтруется по булеву полю today_manual, соответственно, задачи получают эту отметку, если перетащить их в этот view.
• Есть база завершенных задач, у которых есть view с фильтром «дата завершения сегодня». В этот view я перетаскиваю завершенную задачу, и задача автоматически получает дату завершения;
• Есть отдельная связанная база проектов, где реализуется двухсторонняя связь: задачи могут иметь родительский проект. Соответственно, на страничке каждого проекта есть отфильтрованные задачи проекта — текущие и завершенные. Один из проектов отмечается как «актуальная инициатива», и задачи по нему попадают в отдельный срез.

Система, которая получилась, радует и устраивает больше специальных сервисов, которыми я пользовался ранее. Есть и проблемы, как технические, так и идейные. Например, процесс неплохо работает на ежедневной основе, но для того, чтобы себя пушить к долгосрочным целям, приходится делать еженедельное планирование в стиле Agile results: записывать три ключевых результата, которые я хочу получить в конце недели, и отсматривать их каждое утро. Это не всегда работает, потому что ощущается как дополнительный костыль, но пока вот так. Кроме того, мелко нарезав стекло и красиво его сервировав, со временем забываешь, а зачем ты его вообще жрешь, просто сидишь и кушаешь. Продуктивно, но невкусно. Думаю, эта проблема должна решаться тоже периодической синхронизацией с долгосрочными целями: нужно не терять лес за деревьями.

Заключение

Я предложил свой системный подход к организации дел. То, что он работает для меня, вовсе не значит, что он сработает хоть для кого-то еще: получился навороченный гиковский комбайн. Мне нравится фраза, что совершенство — это когда уже нечего отнять, а не нечего прибавить. Так я планирую работать с системой дальше: отвинтить лишние ковши и детали асфальтоукладчика, уменьшить затраты на техобслуживание комбайна, но не потерять четкости процесса.

Если что-то показалось интересным или вы подумали «а дай-ка я запилю свой workflow с преферансом и дамами» — я рад, всё не зря.

Если хотите поделиться с Димой своими проверенными инструментами или рассказать об интересных практиках, то пишите ему в телеграм, а в его канале следите за новыми полезными постами.

Фото обложки: Isaac Smith