С 12 по 15 ноября в Санкт-Петербурге пройдет IX Всероссийский студенческий форум по связям с общественностью в сфере кино и телевидения PRКИТ 2016 под эгидой СПБГИКИТ. Участниками форума станут ведущий канала «Санкт-Петербурга» Александр Малич, продюсер международного фестиваля Geek Picnic Дмитрий Шмелёв, музыкальный промоутер Зоя Скобельцына, художественный руководитель детского киножурнала «Ералаш» Борис Грачевский, музыкант и вокалист групп Animal Джаz и Zero People Александр Красовицкий – и это далеко не все спикеры из обширной программы форума. В преддверии этого события с нами согласилась пообщаться директор форума Юлия Титова.

Здравствуй, Юлия, расскажи, пожалуйста, про структуру форума.

Форум длится 4 дня, с 12 по 15 ноября. Первый день – это торжественное открытие, несколько крупных мастер-классов, и в этот же день у нас всегда проходит вечер знакомств. Во второй день – научно-практическая конференция и параллельные мастер-классы. В понедельник мы снова возвращаемся в киноконцертный зал, где проходят мастер-классы и творческие встречи. В этот же день проходит торжественное закрытие форума, награждение победителей конкурсов и НПК и вечером, в неформальной обстановке – afterparty. В последний день пройдут экскурсии: на телеканалы, в креативные и рекламные агентства – то есть полевая практика. Например, телеканал Life 78, Яндекс, [f]-PR, Рекламное агентство Granat и др.

Как пришла идея создания форума?

Первый раз форум организовывался 9 лет назад, когда наше поколение еще ходило в школу. Его организовала студентка факультета рекламы Алеся Трафимович. Cейчаc она работает в Москве в Дирекции информационных программ ОАО «Первый Канал». Мне кажется, идея создания форума связана с тем, что по нашей специальности очень мало практики. Больше всего ценится практический опыт, поэтому решили создать такую площадку, где студенты могли бы общаться со специалистами в своей сфере. Личное общение, мастер-классы, творческие встречи – это отличается от того, что рассказывают нам на парах. Когда форум организовывали первый раз, было, наверное, участников 100, его делали 2-3 человека – это был маленький круг людей. И постепенно за 9 лет это всё удалось масштабировать. Но самый пик пришёлся на последние 2 года. Мы невероятно выросли и вышли на совсем другой уровень.

За счёт чего?

За счёт тщательного подхода к анонсированию, к сбору участников. В прошлом году мы в первый раз полностью обновили сайт, промо-материалы, провели очень масштабную PR-кампанию. Естественно, всё в очень бюджетных вариантах, ведь мы же студенческий форум. Мы начали относиться ко всему комплексно, появилась структура группы организаторов, мы лично общаемся со всеми вузами России, ведём постоянную PR-кампанию, модерируем сайт, обновляем все промо-материалы, не забываем про SMM и личные контакты – мы же все пиарщики, и это наша работа, по сути. Мы создали имидж Форума и добились того, чтобы о нас заговорили во всех студенческих кругах .

«На моём первом форуме я лично общалась с участниками, с теми, кто к нам приехал, и видела, что после форума у них горели глаза»

Чем тебе запомнился первый форум, который ты делала?

На первом курсе я была волонтёром, со второго я уже была в команде организаторов. Мне понравилось сплочение людей, я почувствовала себя частью команды, которая занимается одним общим делом, и все очень сильно в него верят. Нет такого: «Нас заставляют делать Форум, может на сессии зачтется…» Нет! Мы очень любим наш Форум, мы обожаем над ним работать. Когда я поступила на первый курс, я поняла, что хочу быть частью этого, что мы делаем что-то для других. На моём первом форуме я лично общалась с участниками, с теми, кто к нам приехал, и видела, что после форума у них горели глаза, и они говорили: «Ребята, спасибо вам большое за этот форум, вы делаете большое дело, нам это очень важно, мы приедем к вам ещё». Среди них были и те, кто 5 дней ехал на эти 3 дня. И я думала: «Это чертовски круто, я хочу быть частью этого, я хочу этим заниматься». И это очень вдохновляет, когда ты делаешь что-то для других в одной большой команде.

Получается, что форуму 9 лет, и когда вы начали его существенно изменять, были ли у вас какие-то опорные примеры, на что ориентироваться?

По сути нам не на что было опираться. Мы смотрели, как организовывают другие форумы, для журналистов, или SMM-щиков, потому что в этой сфере их очень много. Сейчас везде проходят конференции, форумы, фестивали. Мы все их смотрели, анализировали, как это сделали другие организаторы и делали исходя из того, как мы это видим. Имеется определённая структура, в которой кто-то руководит, кто-то отвечает за работу с партнёрами, кто-то за спикеров, кто-то за иногородних участников, кто-то ищет волонтёров. Оргкомитет состоит примерно из 15 человек, это люди, которые занимают ключевые должности, и у каждого из них ещё есть своя команда волонтёров, помощников, которые непосредственно выполняют их указания. К примеру, у нас есть блок «Работа с участниками», есть девочка руководитель, у неё команда из 5 человек, и они всей командой ищут участников, общаются с ними, а потом отчитываются обо всём этом мне, а я направляю, координирую.

Это очень интересно: как искать участников?

С учётом того, что мы сейчас все студенты, главный канал – другие вузы. Мы связываемся со всеми студсоветами, напрямую, через группы Вконтакте, пишем на почту, отправляем официальные письма. И в этот же момент мы пишем самим студентам, типа «Ребята, а вы знаете, что есть абсолютно бесплатный форум, будет очень интересно, мы вас очень ждем, приходите к нам». И в первую очередь, всё, скорее всего, строится на личном общении, потому что официальные письма, как и везде, работают «так себе». А когда начинаешь общаться лично с ребятами, то восприятие уже формируется другое. Мы просим руководителей групп в социальных сетях разместить о нас информацию, они начинают нам задавать какие-то вопросы: как попасть, какие условия. И ребята лично с каждым из них общаются. Когда мы составляли базу по вузам по всей России и СНГ, она насчитывала около 500 позиций. С каждым из них в течение долгого времени ребята связывались, общались. Это колоссальная работа, очень большие масштабы. Причём этим занимается девочка, которая учится сейчас на 3 курсе, и ей помогают 2 и 1 курс, – вот, пожалуйста, это полевая практика: они сразу учатся, как нужно искать участников на мероприятие, как искать партнёров, и у них получается. Методом проб и ошибок, конечно.

А вузом это как-то засчитывается?

У нас в вузе очень ценится внеучебная деятельность, потому что Институт у нас очень творческий. У нас проходят конференции, которые организует именно вуз, там можно помогать, участвовать. У нас ценятся активисты, и это учитывается в форме каких-то баллов или стипендиями, как и везде. Конечно, в первую очередь, это наша личная инициатива, нам за это никто не платит, мы это просто делаем для себя и для других, но нам очень помогает наша администрация.

Как же тогда искать спикеров?

Это очень-очень тяжело. Изначально составляем сетку и думаем кого бы мы хотели видеть. Существует тематика Форума: реклама и связи с общественностью в сфере кино и телевидения, но это достаточно узкая сфера, поэтому это всего лишь треть Форума. Всё остальное время мы связываем с рекламой, пиаром и журналистикой. Ищем спикеров в этой сфере, которых нам и студентам интересно видеть. Участники иногда сами присылают свои пожелания, мы отбираем, и начинаем им писать, высылаем презентации о Форуме, пригласительные письма, звоним. Чаще всего на письма никто не отвечает, ты отправляешь их в никуда, и в этот момент ты начинаешь звонить лично, долбить по всем каналам, которые только можешь найти, узнавать через знакомых почту, контакты, как можно связаться, и начинаешь делать то, что очень многие не любят: становиться настоящим пиарщиком. Но, кстати, в последние годы это становится намного легче, потому что у форума уже появился свой имидж, о нём уже всё-таки знают. Иногда мы даже пишем представителям петербургских телеканалов и зовём их на форум, и они отвечают: «А, да, PRКИТ? Мы о нём слышали, да, мы тоже хотим выступить».

«В этом году у нас ребята очень просят блогеров, потому что это сейчас тренд, их очень любят»

Понятно, что ваш форум ориентировал больше на кино и телевидение, но берёте ли вы спикеров, связанных с печатными изданиями?

Да. Например, у нас были спикеры из «Собаки». Мы стараемся охватить всех, чтобы программа была насыщенной и интересной. В этом году у нас ребята очень просят блогеров, потому что это сейчас тренд, их очень любят.

До кого из спикеров было тяжело достучаться?

Да, со всеми тяжело. И чем они более популярны, даже в узких петербургских кругах, тем сложнее, потому что мало кто готов выступать бесплатно. Сейчас у нас будет выступать Борис Грачевский, художественный руководитель детского киножурнала  «Ералаш». С такими персонами нам иногда помогает вуз. Потому что одно дело, когда приглашают студенты, и совсем другое, когда есть официальное приглашение от института.

Из популярных сейчас медийных личностей можно, например, позвать Лесю Рябцеву, почему не зовете?

В этом году её не будет, возможно, в следующем, но это уже ребята будут делать без меня.

Как ты стала директором форума?

Первый раз я приняла участие на форуме на первом курсе в качестве волонтёра. Я попала туда с горящими глазами, смотрела как ребята со старших курсов это всё организовывали. И я на них смотрю и думаю: «Вау, круто! Они же не сильно старше меня, я тоже так хочу!». Первый курс я  сидела на регистрации. На втором курсе я уже попала в оргкомитет. Я уже занималась спонсорами, искала спикеров. В прошлом году я стала заместителем директора форума, мы с ним вместе занимались сайтом и уже вместе работали со спикерами. Пытались привести известных спикеров из Москвы, кого-то даже довезли. В этом году бывший директор выпустился, и его пост заняла я.

Правильно ли я поняла, что все руководящие должности занимают студенты?

Да, весь форум делают только студенты. Нас администрация поддерживает в том плане, что они дают нам какие-то советы. Но весь организационный комитет – это только студенты. И рекламисты, и журналисты и продюсеры. В принципе все, кто хочет помогать. У нас творческий вуз, у нас есть и операторы, которые снимают на форуме, есть монтажёры, которые монтируют нам видеоролики. Даже ребята из других вузов к нам приходят в качестве волонтёров. Потому что это очень интересный проект, и, когда ты в студенческие годы можешь принимать в этом участие в качестве организатора, это очень большой опыт, ценней всего, что может быть.

Какие улучшения форума вы придумываете из года в год?

Мы стараемся повышать уровень спикеров, которых зовем к себе. Потому что когда о нас мало кто знал, к нам приходили не очень охотно. Сейчас мы уже стараемся звать более медийных лиц, более профессиональных. Кроме того, мы улучшаем организацию именно во время самого форума, потому что очень много мелких моментов: то мы кофе-брейк не там сделали, то где-то появилась толкучка. И мы запоминаем ошибки прошлых лет, и каждый год стараемся их убирать: перенести кофе-брейк в другую сторону, где-то сделать тайминг чуть побольше, потому что спикер не успел, а где-то, возможно, кто-то не приедет, поэтому нужно сделать окно и какой-нибудь запасной вариант, чтобы ничего не просело, – много мелких моментов. Проблема многих организаторов: не получается за всем уследить. У нас вот тоже. Пару лет назад один спикер, с которым мы всё согласовали, просто не приехал и не брал трубку в день выступления. Мы выпили очень много успокоительного, но хорошо, что Алеся Трафимович вышла на сцену и заняла этот час, который бы провалился из-за того, что спикер просто не пришёл, и пошла бы задержка. Если спикер приезжает из другого города, у него могут задержать самолет, у него может в последний момент что-то измениться, и будут сдвиги в программе. Такие организационные моменты нужно исключать, но они бывают. И их нужно продумывать заранее.

Сколько длится подготовка к форуму?

Работа над форумом может продолжаться вообще без остановки! Но в целом мы начинаем готовиться в середине лета. Собраться тяжело, поэтому чаще всего общаемся онлайн. Пара-тройка человек, занимающие главные должности, собираются: мы  обсуждаем, решаем, продумываем концепцию, как и что мы будем делать. И дальше в режиме онлайн мы продолжаем готовиться.

Меня всегда интересовал вопрос, как компании соглашаются, например, на бесплатное предоставление еды? Да, реклама, но это же аудитория не вселенских масштабов, она ограничена. Это же очень сложно договориться, верно?

Это больше всего интересует компании, которые только выходят на рынок, особенно, если их ЦА – это студенты. Так что они обычно соглашаются. Мы обязательно предоставляем партнёрский пакет, в котором очень подробно расписано, что мы им дадим. То есть, мы пишем о том, что мы хотели бы получить от них продукцию в каких-либо масштабах и очень подробно расписываем, что они за это получат. Если их это устраивает, они соглашаются, и дальше мы обсуждаем уже всё более конкретно, чем мы можем быть друг-другу полезны. Большие же компании делают это для своего имиджа. Сейчас мы будем сотрудничать с «Комусом». Они часто поддерживают и другие мероприятия, для них это поддержание репутации. Кроме того, можно сжульничать, и посмотреть кто был партнерами на других похожих форумах. Мы иногда делаем так: «Смотрим сайт «3D Журналистики», кто у них в партнерах? Тот-тот», – значит мы им пишем, возможно, они согласятся. И к тому же у нас ребята давно этим занимаются, у них уже есть свои словечки, письма, и они знают: вот это сработает, это зацепит. И они это делают. Первый курс садится на телефон, их обучают делать обзвон партнёров: их все посылают, но они стойко это переносят. Это и есть самый главный опыт. Это и есть работа пиарщика: вот, в поля, вперед!

«Ты должен всё время учиться, потому что сфера меняется изо дня в день, ты должен ей соответствовать»

Каким человеком нужно быть, чтобы стать успешным пиарщиком?

В первую очередь нужно быть очень общительным. Правило любого пиарщика: заводить в день как минимум по одному новому знакомству. Во-вторых, нужно быть способным и обучаемым. В этой профессии ты учишься каждый день, больше чем в других, возможно. Ты должен много читать, ты должен уметь очень много: и писать, и знать что такое smm, и как работает маркетинг, и как нарисовать картинку самому, если придётся. Ты должен всё время учиться, потому что сфера меняется изо дня в день, ты должен ей соответствовать. И ты должен любить это. Потому что если ты будешь ненавидеть свою работу, то ты в какой-то момент просто перегоришь и начнёшь ненавидеть всех, у тебя должна к этому прямо душа стремиться. И, последнее – готовность работать 24/7, потому что у пиарщиков нет выходных. Тебе могут позвонить в 3 часа ночи и спросить: «Ты спишь?» – и ты должен сказать: «Нет». Кто спит в 3 часа ночи!? (смеётся). У всех есть какой-то ореол, что пиарщики только и ходят по тусовкам: нет. Это такая рутина, это огромные медиа-планы, маркетинг, работа в Excel. И когда ребята приходят на стажировку, они думают, что сейчас начнётся красивая жизнь, а их сажают за компьютер, дают базы и говорят обрабатывать. И в этот момент все убегают (смеётся). Хочется веселья, но везде надо работать. Я думаю, что все так, хотя я сама SMM-щик. Но суть похожа.

Чем отличается твой первый форум от вот этого, последнего?

Это мой последний год, потому что я на 4 курсе. У нас всё время меняется команда организаторов, навыки передаются из поколения в поколение. На первом я была маленькой первокурсницей, которая, к тому же, приехала из другого города. Я просто смотрела и ничего не понимала, как они всё это делают. А сейчас я полностью руковожу всем процессом, принимаю решения, учусь руководить людьми, брать на себя ответственность. В каком-то смысле разбились розовые очки, которые были на первом форуме, потому что первый раз ты приходишь, у тебя всё идеально, ты не видишь никаких подводных камней – ничего. Сейчас я знаю весь процесс от А до Я и понимаю, что это всё очень тяжело, это всё гораздо труднее, чем кажется.

Какие «косяки» вы видите в проведении других форумов?

Моя больная тема – это регламент. И неинтересные спикеры, которые выходят, начинают что-то рассказывать, а ты сидишь и засыпаешь. Это такой момент, который ты заранее не можешь предугадать, даже у нас. Но есть возможность лично встретиться с человеком, поговорить, посмотреть, где он ещё выступал. Дальше – площадка – это очень важно. Потому что можно снять какой-нибудь бизнес-холл в отеле, а можно снять старый конференц-зал на краю города, где не будет ничего. У нас в этом плане все по-другому, потому что мы не коммерческий форум. Это и легче и сложнее одновременно. Важно то, как гостей встречают волонтёры, то как они к ним относятся. Потому что иногда приходишь, и там стоят все в телефонах, всем откровенно наплевать. Мы своих, первый курс, за это ругаем: «Вы стоите и улыбаетесь, к вам пришли гости, вы их встречаете. Вы наше лицо». Я не видела ни одного аналога нашему форуму. Если говорить про профессиональную сферу, там нет этой красоты, этого пафоса. Там ты идёшь на конференцию: тебе главное – спикер, ты получаешь практические навыки. У нас не только это, у нас создаётся атмосфера, общение студентов друг с другом. Открытие начинается с песни-танца, потому что всё-таки студенты к нам приезжают, учатся на первом-втором курсе, и их это впечатляет. В целом, у всех есть какие-то недостатки, и это нормально. Главное, чтобы это было в пределах допустимого.

«Расти, развиваться, выходить за пределы России, что уже начали в этом году. Делать так, чтобы о нас знали все: и Питер, и Москва, и вся Россия»

Над чем, в плане форума, сейчас хочется работать?

Я бы сказала, что над всем: над всеми материалами о форуме, которые мы делаем. Я столкнулась с такой проблемой, что мне нужно было сделать презентацию для спикеров и партнёров. Так как я давно работаю в этой сфере, я знаю, что презентации должны быть сделаны в фотошопе, с классным дизайном, иначе это никто не будет смотреть. Я среди студентов кидаю клич: «Ребята, кто может в фотошопе сделать презентацию?». И мне почти никто не откликается, пишут, что не умеют работать в фотошопе и так далее. И у меня была реально нехватка ребят, которые могут это сделать, потому что я могу, но у меня на это нет времени. Хочется, чтобы все уже с первого курса понимали, что нужно делать больше, чем даёт вуз, что нужно учиться и повышать свой уровень, как профессионалов, и стараться понять как можно раньше, как всё устроено в индустрии, как устроен форум и что необходимо, чтобы организовать его хорошо.

Какие ближайшие планы, касающиеся форума?

Расти, развиваться, выходить за пределы России, что уже начали в этом году. Делать так, чтобы о нас знали все: и Питер, и Москва, и вся Россия. Собирать всех пиарщиков, рекламщиков, журналистов со всей страны и формировать какую-то новую профессиональную прослойку начинающих специалистов, у которых будет налажена коммуникация и друг с другом, и с работающими профессионалами, и которые будут любить свою профессию, хотеть работать и понимать, что это вообще значит. Понимать, что нужно очень много учиться и работать для того, чтобы стать успешным везде.

Что для тебя PRКИТ?

Это то, что даёт понимание, что всё возможно. Наверное, это слишком глобально, но это так. PRКИТ – это семья, опыт и большая мотивация.

Автор: Александра Мирер

Фото: Виолетта Пустовалова