Лето закончилось, и с приходом осенних дождей на наши плечи опустилась ноша нового учебного и рабочего года. Жизнь требует от нас продуктивного труда, душа жаждет самореализации и отдыха, а уместить в нашей повседневности «должен» и «хочу» становится все труднее и труднее. Как писал Глеб Архангельский в своей книге «Тайм драйв»[1], потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть. Время невосполнимо, и его непрерывно уменьшающийся запас важно тратить осознанно и с толком. Умение правильно распоряжаться таким ценным ресурсом возможно приобрести, познакомившись с технологией тайм менеджмента, чему и посвящена статья.

Дословный перевод «time management» с английского – «управление временем». Это явление очень старое, ещё 2000 лет назад римский философ-стоик Луций Анней Сенека размышлял над этой проблемой. Он вёл письменный учёт времени и подразделял его на потраченное с пользой и бесполезное, положив тем самым основу для возникновения понятия «личная эффективность». В XV веке итальянский ученый и писатель Леон Батиста Альберти выделил правило, которого он придерживался, чтобы управлять ресурсом времени с пользой: каждое утро он составлял список дел, размещая их по мере убывания важности. В 80-х годах XX века умение управлять своим временем стало очень актуально, и теория начала претворяться в практику[2].

Разберём основные принципы тайм менеджмента.

Принцип 1.

Правильно организуйте свой отдых.

Мы привыкли, что перед работой с каким-либо электронным прибором его надо зарядить. Чем качественней производилась зарядка, тем дольше и лучше будет работать гаджет. Так же и с человеком. Нашему организму тоже нужна подзарядка, работать без необходимого количества энергии очень трудно, ещё труднее это делать продуктивно. Ночной сон, как советуют врачи, должен составлять минимум 8 часов в сутки, нелишним будет завести «умный будильник». Отдых во время рабочего дня должен быть ритмичным. Каждый час по возможности делайте перерыв, но не отвлекайтесь спонтанно. Чем больше процесс отдыха отличается от процесса работы, тем лучше. Если ваша деятельность связана с работой за компьютером, предпочтите просмотру веб сайтов прогулку, легкую разминку или хотя бы подойдите к окну и полейте цветы.

«Товарищ, запомни правило простое: работаешь – сидя, отдыхай — стоя», писал Владимир Маяковский.

Не забудьте насладиться своим отдыхом, получить удовольствие, прочувствовать его.

Принцип 2.

Организуйте своё рабочее место.

Перед тем, как взяться за какое-либо дело, подготовьте место для его исполнения и создайте настрой. Уделите этому занятию хотя бы пять минут перед началом. Уберите со стола всё лишнее, оставьте только то, чем часто пользуетесь в рабочих целях. Личные вещи, такие как фотографии, декоративные фигурки или цветы, привлекают много нашего внимания и этим мешают концентрироваться. Закройте все вкладки, не связанные с делом, выйдете из социальных сетей. Ничто не должно отвлекать от выполнения поставленной задачи: при таком условии повысится продуктивность[3]. Если ваше рабочее место уже в идеальном состоянии и нет никакой необходимости проделывать вышеперечисленные действия, достаточно будет просто заточить карандаш или поправить папку с бумагами для создания настроя на работу.

Принцип 3.

Используйте «Якоря».

Такое понятие означает нечто, что вызывает ассоциации с определенным видом деятельности и помогает лучше настраиваться на него. Так, перед тем как приступить к решению сложных математических задач, вы можете приучить себя слушать определенную мелодию, а перед началом отдыха выпивать чашку зеленого чая. Организм скоро привыкнет к таким закономерностям, и переключение с одного вида деятельности на другой будет происходить легче и быстрее. Однако не стоит забывать о том, что пить тот же чай или слушать ту же мелодию в других ситуациях нельзя. Определенные «якоря» должны принадлежать определенным видам деятельности.

Принцип 4.

Планируйте заранее.

В начале года, месяца, недели составляйте список дел[4]. При этом записывайте свои цели как можно более конкретно, устанавливайте дедлайны, большие цели расписывайте поэтапно. Это особенно действенно при работе с мечтами и большими задачами. Перед сном составляйте план на следующий день. Несколько минут, потраченных на планирование, сэкономит массу времени для решения поставленных задач. При появлении нового дела в течении дня вносите его в список и по выполнении – вычеркивайте. Это поднимет настроение, подарит ощущение завершенности, послужит хорошей мотивацией.

Планировать важно в «щадящем режиме», план должен быть гибким. Оставляйте между делами некоторый временной отрезок, всегда исходите из того, что можете опоздать или неверно рассчитать время, необходимое для завершения какой-либо работы. Надеясь на лучшее, предполагайте худшее, так вы избежите возможных неприятностей.

Принцип 5.

Во время составления плана расставляйте приоритеты.

В этом вам может помочь матрица дел Эйзенхауэра. Её основоположник, как понятно из названия, 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Суть метода заключается в разделении всех дел на 4 группы: важные срочные, важные несрочные, неважные срочные, неважные несрочные. Для составления матрицы нам понадобится начертить две перпендикулярные оси, как в евклидовой системе координат, тем самым разделяя лист на 4 квадранта. Каждый из квадрантов будет умещать в себе одну из групп дел.

Расставить приоритеты с помощью данного метода намного проще, чем используя для этого только свой мозг и виртуальные списки.

Принцип 6.

Закон Парето или принцип «20/80».

20% затраченных усилий и времени дают 80% результата, а оставшиеся 80% затрат – лишь 20% результата. Из десяти дел в вашем списке на день два окажутся важнее остальных. Умейте выявлять эти важные 20%, в этом и заключается секрет успеха.

Принцип 7.

Разрезайте слона на бифштексы.

Слон, в нашем случае, – это большое энергоемкое дело, за которое нет никакого желания браться. Бифштексы – мелкие подзадачи. Например, в написании научной работы выделите несколько этапов, таких как, скажем, подготовка титульного листа, составление списка литературы, плана работы.

Принцип 8.

Есть одна пословица: если вам предстоит съесть живую лягушку, не надо смотреть на неё слишком долго.

Американский писатель Брайан Трейси, признанный одним из лучших консультантов мира в сфере тайм менеджмента, в своей книге советует каждое утро съедать по одной лягушке[5]. Этим словом автор обозначает неприятные, важные и трудные дела и призывает приступать к ним в самом начале рабочего дня, подготовив все для их выполнения накануне. Есть и другая трактовка. Глеб Архангельский называет лягушками дела нетрудные и не занимающие много времени, но не очень приятные. Например, непростой разговор с начальником по поводу вашего опоздания на работу накануне или звонок в учебную часть. На такие дела мы тратим около 5-10 минут, но, если не справиться с ними быстро, нас целый день будет преследовать тягостное осознание того, что груз с плеч снять нам только предстоит. Каждое утро принимайтесь за неприятное дело, это облегчит вам жизнь.

Принцип 9.

Кнут и пряник.

Приучайте себя следовать правилам тайм менеджмента с помощью известного всем метода «кнута и пряника». Съев «лягушку» или расправившись с сочным «бифштексом», наградите себя. Устройте пятиминутный перерыв на чай или прочитайте новую главу в книге, в общем, сделайте то, что доставит вам удовольствие. Так же, при проявлении слабости, лености в решении неприятной задачи лишите себя такой радости. Данный способ позволит существенно развить самоконтроль.

Принцип 10.

Не тратьте напрасно время в пути.

Очень многие из нас проводят в дороге по несколько часов в день. Драгоценное невосполнимое время уходит впустую, не принося нам почти никакой пользы. Точно так же происходит и со временем, проведённым нами, например, в очереди в поликлинике или при ожидании рейса в аэропорту. Проводите эти часы с пользой. Читайте, если вы не за рулем, слушайте аудиокниги, посвящайте свое время саморазвитию и самосовершенствованию.

Приведенные принципы – набор инструментов для овладения искусством управления своим временем.

Придерживаясь этих несложных правил, вы начнете обдуманнее распоряжаться этим ценным ресурсом, добиваясь от своей работы максимальной продуктивности за минимальные сроки и оставляя время на отдых и увлечения, вечно не вписывающиеся в наш плотный график.

Автор: Полина Иванова

Обложка: картина Сальвадора Дали «Постоянство памяти», 1931 год

[1] Архангельский Г. А. Тайм драйв: как успевать жить и работать. М.: Издательство «Манн, Иванов и Фербер», 2014.

[2] История развития тайм менеджмента // http://www.konspekty.net/statya-istoriya-razvitiya-taym-menedzhmenta.html.

[3] 10 простых способов и одна причина организовать свое рабочее место // http://www.goodhouse.ru/home/good_house/10-prostyx-sposobov-i-odna-prichina-organizovat-svoe-rabochee-mesto/.

[4] 7 ошибок тайм-менеджмента. Элизабет Грейс Сондерс // http://hbr-russia.ru/lichnaya-effektivnost/upravlenie-vremenem/p15444/.

[5] Брайан Трейси. Управляй своим временем и удвой результаты. М.: Издательский дом «Вильямс», 2006.